上海海洋大学文件

沪海洋〔2023〕13号

关于印发《上海海洋大学档案利用

规定》的通知

各学院（部）、各处室、各直属单位：

为规范档案利用工作，经2023年4月21日校长办公会审定通过，决定印发《上海海洋大学档案利用规定》，自发文之日起实施。

上海海洋大学

                           2023年4月26日

上海海洋大学档案利用规定

第一条 为规范上海海洋大学档案利用工作，保障档案利用安全，提高档案利用服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》《上海市档案条例》等法律法规规定，结合学校实际，特制定本规定。

第二条 本规定适用于上海海洋大学档案馆（以下简称本馆）向利用者提供馆藏档案利用工作。利用本馆馆藏档案的单位和个人，简称为利用者。

第三条 档案利用服务方式包括档案的阅览、复制、摘录、出具档案证明、外借等。出具档案证明仅以本馆馆藏档案内容为依据。

第四条 利用本馆档案需履行利用登记手续，提交档案利用申请材料。

第五条 查阅本馆档案应在本馆指定阅览场所进行，严禁吸烟及明火。

第六条 加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第七条 本校各单位可查阅本单位归档的档案。利用档案时，本单位利用者须出示校园卡、身份证或护照等合法证明及本单位查档申请书（见附件1），查档申请表上应注明利用者身份、利用目的、查档范围、利用形式等基本内容，查档申请表上须有经办人和本单位负责人签名并加盖公章。

第八条 因工作需要，本校各单位需利用非本部门归档的档案，须经归档单位负责人同意。利用档案时，利用者须出示校园卡、身份证或护照等合法证明及归档单位的书面查档授权书（见附件2），查档授权书上应注明被授权人身份、授权内容及权限、授权有效期限等基本内容，查档授权书须有归档单位负责人签名并加盖公章。

第九条 本校各单位需利用重要档案或限制利用的档案，各单位除分别按照上述第七条或第八条要求提交相应材料外，还须经档案馆馆长、归档单位负责人和分管校领导审批同意。

第十条 在校生或毕业生可利用本人学籍档案。利用档案时，须出示本人校园卡、身份证或护照等合法证明。委托他人办理的，利用者需提交双方身份证、护照等合法证明和书面委托书（见附件3），书面委托书应注明被委托人身份、委托内容及权限、委托有效期限等基本内容，委托书须有委托人签名。

第十一条 查阅和利用重要、珍贵档案，本馆一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长审批同意。

第十二条 本馆档案原则上不向校外单位开放。校外单位确因组织人事等工作需要利用学籍等个人档案，须经本人书面委托（含合法身份证明），或经本校组织人事部门批转，同时出示利用者身份证、护照等合法证明和查档单位组织人事部门的介绍信，介绍信上注明利用者身份、利用目的、查档范围、利用形式等基本内容，介绍信上须有查档单位负责人签名并加盖公章。安全、公安部门查阅有关档案，应持单位介绍信及利用者身份证或护照等合法证明，经档案馆馆长同意后方可查阅。

第十三条 本馆档案原则上不外借。校内单位确因工作需要外借，各单位除分别按照上述第七条或第八条要求提交相应材料外，还须经档案馆馆长审批同意，重要、珍贵及限制利用的档案，须经分管校领导审批同意，并办理外借手续。外借时间不超过10个工作日。如需延长借阅时间，须办理续借手续。借出的档案须妥善保管，原则上不得带出校外，不得转借他人。原则上不承接校外单位外借业务。

第十四条 未经档案工作人员同意，利用者不得随意摘抄、复制档案材料，不得翻阅其他无关材料。利用者复制档案材料，在内容允许的前提下，一般由档案工作人员负责办理。重要、珍贵及限制利用的档案的复制，须经档案馆馆长、归档单位负责人和分管校领导审批同意。

第十五条 档案阅览或外借归还时，由档案工作人员和利用者共同清点检查，并进行归还登记。利用者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

第十六条 利用者须维护档案实体和信息的安全和完整。不得拆散、调换、抽取、撕毁、涂改、污损实体档案；不得修改、破坏电子档案；不得擅自下载、截屏和拍照。利用者有上述行为的，本馆有权禁止其继续利用；情节严重的，依法追究相应责任。

第十七条 境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第十八条 利用涉密档案，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第十九条 向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对其档案中不宜公开的部分提出限制利用意见，本馆予以支持，提供便利。

第二十条 本规定由上海海洋大学档案馆负责解释。

第二十一条 本规定自发布之日起施行。上海海洋大学2010年12月25日发布的《上海海洋大学档案利用规定》（沪海洋办〔2010〕14号）同时废止。

附件：1.查档申请书

2.查档授权书

3.委托书

附件1

查档申请书

上海海洋大学档案馆：

兹因（事由）需要，安排学院（部门），姓名：，工号：，身份证号：，电话：，到档案馆查阅相关材料。

本申请表有效期为申请之日起10个工作日。

经办人签字：

部门负责人签字（公章）：

年  月      日

附件2

查档授权书

上海海洋大学档案馆：

兹因                            （非本部门归档的档案查档事由）需要，授权学院（部门），姓名：，工号：，身份证号：，电话：，

到档案馆查阐本部门归档的相关材料。

本授权书有效期为申请之日起10个工作日。

归档部门负责人签字（公章）：

年      月      日

附件3

委 托 书

上海海洋大学档案馆：

本人，性别：，身份证号：，现因（事由）需要查档，由于无法亲自办理，特委托姓名：，性别：身份证号：，

到档案馆查阅相关材料，请提供利用接待。

本委托书有效期为申请之日起10个工作日。

委托人签字： 联系方式：

被委托人签字： 联系方式：

年     月     日