第一章  总则

第一条 为加强采购档案的收集和管理，规范采购管理体系，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《高等学校档案管理办法》《上海市档案条例》等国家和地方法律法规，结合学校档案收集和管理制度及实际情况，特制定本办法。

第二条  成立招投标档案室，挂靠招投标办公室，负责收集与管理学校各类采购档案副本。

第三条  采购档案指学校采购活动中形成的各类记录、立项申请、采购预算、采购申请审批、招投标文件等采购文件、评标报告、合同文本、验收报告、质疑及答复、投诉及处理等其他有关文件、资料。

第二章  职责分工

第四条  采购项目发出单位、各采购工作小组、招投标办公室、财务处等依《上海海洋大学采购管理办法》，根据《上海海洋大学档案馆收集档案范围细则》等规定，依照本办法负责收集和管理对应的采购档案，并建立相应采购档案收集和管理制度。

第五条  招投标办公室负责收集和管理招投标办公室受理的各项目从采购受理到中标或成交通知书发出的采购过程档案副本1套，包括采购申请、OA请示、立项论证材料、相关会议记录、采购实施过程归档资料汇编、服务项目合同文本等整个过程材料，自存招投标档案室保管备查。

第六条  采购项目发出单位为采购档案正本收集第一责任部门，收集和保管包括采购申请、OA请示、立项论证材料、相关会议记录、采购实施过程归档资料汇编、服务项目合同文本等整个过程材料。

第七条  学校档案馆负责采购档案的业务指导、监督与检查，以及根据规定移交采购档案的保管与利用。

第八条  招投标办公室应指定专人负责招投标档案室管理。各部门应督促各采购项目发出单位明确专人为采购档案管理员，负责采购项目相关采购档案的收集、整理与保管。

第三章  收集管理

第九条  招投标办公室项目采购经办人负责各自经办项目采购档案的收集。采购项目完成后，及时将采购整个过程材料正本移交采购项目发出单位的采购档案管理员，副本移交招投标档案室。

第十条  收集的采购档案应齐全完整，包括从项目受理到中标或成交通知书发出的全过程材料，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

第十一条  采购档案应按规律编号，建立目录，逐项填写清楚。

第十二条  所有采购档案格式规范统一，编制档案封面、目录、备考表、签署完备，符合档案管理要求。

第十三条  因合同签订需要移交采购过程材料，招投标办公室经办人应形成书面移交清单，移交人、接收人签字。

第十四条  招投标档案室负责保管的采购档案副本，保管期限暂定为短期（15年以下，含15年），每5年通过至少由3人组成的鉴定小组鉴定后延长保管期限或予以销毁。

第十五条  采购项目完成后，采购项目发起单位汇总采购档案正本，待采购项目上级最终项目完成后，根据《上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》《上海海洋大学档案馆收集档案范围细则》《上海海洋大学档案管理办法》等规定，移交学校档案馆。

第十六条  各单位采购档案管理员须做好采购档案的管理与利用工作。

第四章  档案利用

第十七条  需查阅或外借采购档案时，须经部门负责人及采购档案管理部门批准后现场登记查阅。如须外借，须履行书面审批手续，明确外借时间及外借档案明细，按时归还。

第十八条  调阅采购档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得遗失、损毁、篡改和泄露采购档案。

第十九条  如需复制、影印采购档案，须经档案管理部门负责人批准，在档案管理人员陪同下进行。

第五章  监督检查

第二十条  采购档案随时接受监察、审计部门针对采购项目的事前、事中、事后的监察或审计。

第二十一条  学校档案馆应定期对采购档案的收集和管理工作开展检查、指导。

第六章  附则

第二十二条  本办法由学校档案馆、招投标档案室负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起实施。