为加强档案管理，进一步明确学校档案收集范围，加强档案资源建设，为大学文化传承创新服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《上海市档案条例》《全国档案馆设置原则和布局方案》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《高等学校档案管理办法》《档案实体分类法与高等学校档案工作规范》《上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》（沪海洋办﹝2011﹞6号文）等有关法律法规与文件精神，特制定本细则。

第一条  校档案馆依法依规收集学校各学院、机关部处及直属单位从事教学、科研、党政管理、基本建设以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。各归档或移交部门应将列入收集范围的档案依法依规向校档案馆归档。

第二条  校档案馆收集的档案门类包括党群类、行政类、教学类、科学技术研究类、外事类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版类、财会类、声像载体类、校友人物类、死亡干部人事类、历史类及实物类档案。声像载体类档案包括照片、录音(像)带、幻灯片、磁盘、影视片、缩微胶片、光盘、硬盘等不同载体、形式的材料。上述档案包括纸质档案和与之相对应的电子档案。

第三条  学校党委、工会、团委、民主党派等组织形成的各种会议档案；各党务及相关部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党务及相关工作的档案列入校档案馆档案收集范围。

第四条  学校行政工作形成的各种会议档案；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的档案列入校档案馆档案收集范围。

第五条  学校组织或承办的下列各类重大活动、重要会议和重大事件中形成的档案(含声像载体类档案)列入校档案馆档案收集范围。

    1．党和国家领导人在校视察、考察、指导工作等；

    2．中央和国务院各部委及其下属司、办主要负责人来校参观访问、指导考察工作等；

    3．上海市委、市人大、市政府、市政协，及市教卫党委、市教委、市科委、市海洋局、市农委主要领导人在校视察工作、开展调研、检查工作等；

    4．兄弟省、市、自治区，及学校主要合作地级市、县主要领导人来校参观访问、指导考察工作等；

    5．国际政要、著名人士来校参观、访问、演讲、讲学等；

    6．校领导出席的重要公务活动(包括外事出访活动)；

    7．本校师生参加并获奖的国内外重大竞赛(技)活动；

    8．本校举办重大庆典和重要纪念活动等；

    9．本校主办或承办的重要的全国性、国际性会议等；

    10．其他重大活动、重要会议和重大事件等。

第六条  学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的档案，特别是与师生权益相关的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第七条  学校科研管理活动中形成的档案，国家级、地方级纵向重大科研项目，项目经费达200万元及以上自然科学类和50万元及以上人文社会科学类横向科研项目，以及获上海市级及以上奖励的科研项目，其立项准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定(验收)阶段、成果申报阶段、应用转化阶段等过程中形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第八条  学校基本建设管理、资产管理过程中形成的档案，新建工程项目和改、扩建及大修项目中有结构变动的工程项目档案，列入校档案馆档案收集范围。

第九条  学校设备管理过程中形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。作为学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(原则上确定单价在20万元以上的计算机设备及其他单价在50万元以上的设备，或虽单价在50万元以下，但属上海市教委考核范围之内的设备)的全套随机技术资料以及在其调试、运行、使用、管理、维修、改进工作及报废等过程中形成的档案，由设备使用部门自行保管，并上报设备管理部门备案。备案清册列入校档案馆档案收集范围。

第十条  学校产学研过程中，设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品时形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十一条  学校自行编辑出版的学报、校报及其他出版物的样书、样书审稿单等档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十二条  学校与国外学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十三条  学校财会部门在财务管理和会计活动中形成的会计报表、账薄、凭证、工资清册等档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十四条  学校教学、科研、外事等活动中形成的具有保存价值的照片（包括非数码照片的底片)、录音(像)带、幻灯片、缩微片、磁盘、光盘、硬盘等不同载体的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十五条  在学校(包括其前身)工作或学习过的著名校友形成的档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十六条  学校及师生在工作或对外交流活动中形成的具有保存价值和纪念意义的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及教学科研设备设施等，列入校档案馆档案收集范围。

第十七条  1949年前形成的内容涉及学校训导、人事、行政、总务、教务等档案，列入校档案馆档案收集范围。

第十八条  学校教职工亡故后5年，其人事档案列入校档案馆档案收集范围。

第十九条  保存在国(境)内外各级各类档案馆、图书馆、博物馆和纪念馆等机构或个人手中有关学校的珍贵档案资料，校档案馆可通过接受捐赠、购买、交换、代管、资源共享等方式开展收集工作。

第二十条  整体并入学校的单位，其并入前档案按照国家和本市有关规定，确定归属和流向。

第二十一条  列入校档案馆接收范围的档案，按照下列要求向校档案馆归档或移交：

    1．管理性档案在形成后原则上于次年6月底以前向校档案馆归档。

    2．科学技术研究项目档案在项目结题、验收或鉴定后2个月内向校档案馆归档。

    3．基本建设项目档案在竣工验收后3个月内向校档案馆归档。

    4．会计档案在会计年度终了后由财会部门保管3年，期满后于次年6月底前向校档案馆移交。

    5．学校重大活动、重要会议和重大事件形成的档案应在活动结束之日起30天内向校档案馆归档。

    6．列入校档案馆接收范围的部门如撤销，其档案应在撤销后6个月内向校档案馆归档；如合并，合并前的档案应在合并后6个月内向校档案馆归档。

第二十二条  校档案馆接收保管期限为永久、长期、短期的档案。

第二十三条  列入校档案馆接收范围的单位，应按国家及《上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》《上海海洋大学各部门/学院各类档案归档范围和保管期限表》中有关接收档案的要求，对拟归档的档案材料进行保管期限的鉴定和整理加工，编制必要的检索工具，并依法对有关归档档案中不宜公开利用的部分提出限制利用意见。归档或移交的档案须经校档案馆检查并符合接收要求后方能归档。

第二十四条  校档案馆应根据实际情况，对上海海洋大学档案馆接收档案单位及档案主要门类进行调整、发布和实施，并依照本细则开展档案收集工作。

第二十五条  本细则实施后，如有个别组织机构调整，可参照本细则执行。

第二十六条  本细则由学校授权校档案馆负责解释，自发布之日起实施。