第一章  总则

第一条  为加强学校档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术研究档案管理暂行规定》《上海海洋大学档案管理办法》等有关规定，结合工作实际，特制定本办法。

第二条  科研档案是在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。它是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家和学校的宝贵财富。科研档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是做好科研工作的重要基础工作之一，必须纳入学校的科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中。学校相关学院、单位，必须有一名负责人分管科研档案工作，并确定兼职档案员负责本单位日常科研档案材料的收集、整理、立卷和归档工作。

第三条  实行科研工作和建档工作同步管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；纸质档案与电子档案需同步建立。科研文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档等工作纳入科研项目及课题负责人的重要职责，并应作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

第二章  职责分工

第四条  各学院（部门）、项目（课题）组、科技处、财务处等依科研项目管理要求，根据《上海海洋大学档案馆收集档案范围细则》等规定，依照本办法负责收集和管理对应的科研档案，并建立相应科研档案收集和管理制度。

第五条  科技处负责收集和管理全校科研过程管理材料，包括科研项目（课题）申请、立项、进展、结题与验收等过程管理材料，自存科技处档案室保管备查。

第六条  学院（部门）为科研档案收集第一责任部门，收集和保管包括科研项目（课题）申请、立项、进展、结题与验收等过程管理材料。

第七条  学校档案馆负责科研档案的业务指导、监督与检查，以及根据规定移交科研档案的保管与利用。

第八条  科技处应指定专人负责科技处档案室管理。各学院（部门）应督促各项目（课题）组负责项目（课题）相关科研档案的收集、整理与保管。

第三章  科研档案归档的范围

第九条  确定归档范围的原则

      （一）归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；

      （二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点。

第十条  科研项目立项与过程管理材料。凡是列入学校科研计划的研究项目，都必须建立完整的科研档案，按期积累和保管有关文件材料，包括研究项目的计划任务书、开题报告、设计方案或实施方案、工作计划、年度进度以及与项目直接相关的上级指示、合同、协议书等；科研工作进行中形成的技术文件材料，调查考察报告、年终总结或阶段小结、试验数据和执行情况表，各种原始记录、会议记录，有关图纸、图表、图片、科研影片、录音带、光盘等。

第十一条  科研成果的综合资料。项目总结、论文、专著、成果、鉴定文件、评审材料、获奖情况，以及成果的推广应用、转让等活动中形成的全部科研文件材料。

第十二条  与其他单位合作的研究项目。凡是与其它单位合作的科研项目所形成的科研文件材料，是学校主持的，应将科研项目全套技术文件材料（包括协作单位报送的技术文件材料），立卷归档。学校是协作单位的，应整理学校所形成的有关技术文件材料立卷。

第四章  科研档案的归档立卷

第十三条  坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。科技处、学院或同类二级管理机构对所承担科研管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。

第十四条  科研档案应当按时归档。科研管理性文件材料次年六月底以前归档；科研课题材料在科研项目完成后两个月内归档。科技处负责管理性文件的归档，课题组负责人负责科研课题材料的整理并提交科技处审核。凡需归档文件材料，必须注明形成时间、地点、编者或作者，最后由科技处整理后，统一转交学校档案馆。科技处与档案馆根据相关规定确定档案保存时间。

第十五条  科研人员调动工作时，必须将本人承担任务的全部科技文件材料向项目组进行清理移交。

第十六条  归档立卷的操作具体参照《上海海洋大学档案馆收集档案范围细则》（沪档﹝2014﹞84号、沪海洋函﹝2014﹞20号）、《档案馆接收档案单位（部门）及档案主要门类一览表》、及《上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》（沪海洋办﹝2011﹞6号）规定要求。

第五章  科研档案的保管和利用

第十七条  科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理。

第十八条  严格实行登记制度，对科研档案的接收、借阅、保管等情况进行管理。

第十九条  科研档案的鉴定与销毁。由课题组、科技处和档案馆组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定，对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经校领导批准后进行销毁。

第二十条  归档文件材料的补充

       （一）科技处和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后提交科技处，科技处审核后向档案馆归档；

       （二）管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第二十一条  科研档案的利用，必须严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规和《上海海洋大学档案利用规定》等学校有关科研档案利用方面的管理规定。

      （一）凡利用馆藏档案者，均应按档案馆规定办理利用手续，出示身份证件并填写《上海海洋大学档案查阅申请表》，由查阅单位和主管部门领导签字盖章同意后到档案馆查阅。科技处、学院或同类二级管理机构、课题组可查阅自身已移交的科研档案。其他单位或个人查阅已归档科研档案须经科技处同意，查阅课题材料须经该课题负责人同意。对涉密、限制利用的科研档案一般不提供查阅，如因特殊原因确需查阅的，还须经分管校领导批准同意。

       （二）查阅科研档案时，不得随意对档案进行拆卷、抽页、涂改、圈划、增删、污损、剪裁，一旦发现上述违法违规行为，将依法追究责任。

       （三）查阅者须尊重档案的严肃性，自觉遵守保密制度，维护党和国家保密与信息安全，未经批准，不得随意摘抄、复制查阅内容，不得擅自传播及公开档案内容，否则依法追究相关责任。

第六章  附则

第二十二条  本办法由科技处、档案馆负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起施行。