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干部人事档案管理工作八项制度
发表时间:2013-11-29 阅读次数:838次

 

干部人事档案管理工作八项制度

 

一、干部人事档案管理制度

1.根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“管理干部档案的范围,原则上应与干部管理范围相一致”的规定,干部人事档案(下称档案)必须统一由主管该干部单位的组织、人事部门保管,对不具备保管条件的单位或档案很少的单位,应由上一级组织、人事部门代管。

2.省管干部,由市委组织部保管其档案副本;市管干部和市委委托组织部管理的干部,由市委组织部保管其档案正本。

3.不设组织、人事部门的市级机关各单位的科级及其以下干部的档案,暂由市委组织部代管;对具备管理条件的单位,由本单位指定专人负责保管。

4.各市(县)、区委管理的干部,其档案由各市(县)、区委组织部集中统一管理;市(县)、区级机关、企事业单位管理的干部,人数较多,设立组织人事机构的,其档案可由部门或单位的组织、人事部门管理。

5.民主党派和无党派爱国人士的档案,按中央统战部的规定,由各级统战部集中保管,凡进入各级领导班子的,按干部管理权限进行管理。

6.凡履行了选(招)聘手续的聘用制干部(指工人身份),在聘用期间,其档案按干部管理权限进行管理,对解聘或聘用期满不再续聘,其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被聘,其档案仍按干部管理权限进行管理。

7.管档人员本人档案和其直系亲属的档案,应由上一级组织、人事部门或所在单位分管领导保管。

8.离退休干部的档案,仍按原在职时的干部管理权限保管。

9.死亡干部的档案,由原保管单位保管五年后,移交同级档案馆保存。

10.干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职以及出国不归、失踪逃亡人员,其档案按照《干部档案工作条例》规定进行保管。

11.干部在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原单位保管,刑满释放和解除劳教后,重新安排工作的,其档案由有关的组织、人事部门或人才交流中心保管。

12.各市(县)、区委组织部,各有关部委办局、公司直属单位党委(党组)组织人事部门,应提出本地区、本系统的干部人事档案管理意见,负责对下属基层单位干部人事档案工作进行指导督促和检查。

 

二、干部人事档案材料收集补充制度

1.按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围,认真做好干部人事档案(下称档案)材料的收集与补充工作。

2.材料的收集与补充工作,要本着实事求是的原则,着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作成绩等材料。

3.组织、人事部门要与产生档案材料的各有关部门,建立材料收集联系制度,定期召开联系人会议,及时了解干部信息源情况,掌握材料收集的主动权。定期向有关部门收集材料,以补充干部人事档案内容。

4.认真核对档案材料短缺情况,及时做好补缺工作,保证档案的完整与真实。

 

三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度

1.把好干部人事档案(下称档案)材料“入口关”。对收集到的档案材料,要认真鉴别,严格审核。内容不实,字迹不清,不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料,不能进入档案。平时工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录等不得归入档案。重复材料应清出。发现伪造篡改的档案材料,要坚决清除,并要对当事人严肃查处。

2.归档材料必须完整、齐全、真实、精练、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入档案。对来源、时间和对象不明的材料应查清、补齐手续后方可归档。

3.归档的材料手续必须完备。规定由组织审查盖章的,须有组织盖章;规定要同本人见面的如:审查、复查结论、处分决定或组织鉴定等,应有本人的签名;干部任免呈报表、录用、聘用审批表,必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。

4.归档材料应统一使用A4开纸,材料左边应留出2~2.5厘米装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料,均不能归入档案。

5.对应归档的材料,要严格按照台帐制度,进行逐份登记归档。对不属于归档的材料,应分别情况予以处理。属于销毁的材料,必须登记造册,由主管负责人审查批准签字,统一进行销毁,任何单位和个人不得擅自销毁档案材料。

6.整理档案,要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

7.按照中组部《干部档案整理工作细则》和省、市委组织部有关文件规定,对档案进行定期集中整理与经常性整理。

 

四、干部人事档案安全保密制度

1.各级组织、人事干部以及保管干部人事档案(下称档案)较多的基层单位都应设立专用档案库房,配备必要的库房设施,使用铁制档案柜存放档案。

2.各级组织、人事部门应设阅档室和档案管理人员办公室,查阅档案要有监督制度,防止失泄密。

3.档案库房和档案柜的钥匙,要明确专人专管,工作调动时,必须办理好交接手续。

4.严禁在库房和阅档室内吸烟、存放杂物和易燃易爆物品,要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度(温度:14℃~24℃,相对湿度45%~65%)。

5.下班前档案要入库,并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施,每半年检查一次。

6.档案室是机要重地,非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

7.严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。

8.严禁任何个人私存他人的档案材料,对私自保存、拒不交出档案的,应视情节轻重,予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

 

五、干部人事档案查(借)阅制度

1.查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案,需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》,并注明查阅理由和要求,指定专人查阅(限于中共党员干部)。

2.调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的,管档部门有权不予提供,对因出国(境)、入学、入党需了解其亲属情况的,按有关规定提供。

3.各级组织、人事部门的阅档室,应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室,不准向无关人员谈论档案内容。

4.档案一般不外借,因特殊需要,要说明理由,经主管部门领导同意后,办理借阅手续,并规定归还日期,方可借出。对所借阅的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借,用完后应立即归还。对于逾期不还的档案,管档部门应该及时催要。

5.任何人不得查(借)阅本人及其亲属的档案。

6.查档时必须严格遵守保密制度和规定,严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。

7.借阅的档案未经管档人员同意,不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容,作为证明材料的,要仔细校对,经管档部门签署意见,加盖专用印章后方可使用。

8.要注意保护档案的整洁,严禁在查阅档案时吸烟、喝水等,以免损坏、污染档案材料。

9.按照《干部档案工作条例》规定,查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要,需了解下属干部情况时,管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。

 

六、干部人事档案转递制度

1.各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案(下称档案)。

2.转递档案,必须严格履行转递手续,应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

3.转出档案数量较多的单位,应派两名中共党员递送。

4.转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》,按所列项目详细登记,严密包封。

5.索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》,方可办理索取手续。

6.转出的档案必须完整齐全,并按规定经认真整理、装订成卷,不得扣留材料或分批转出。

7.接收档案的单位经核对无误后,应在回执上签名盖章,及时将回执退回。逾期一个月未退回执的,转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要,以防丢失。

8.档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交,转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案,应及时向对方单位催要,防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

 

七、干部人事档案检查核对统计制度

1.坚持对所保管的干部人事档案(下称档案)进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患,措施是否健全;检查核对借出档案是否逾期归还;检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。

2.坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全,历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上,整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正,提出改进意见,确保档案质量。

3.坚持档案工作台帐登记制度,按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求,做好日常工作,每年年底检查核对一次,发现问题及时解决。

4.正确使用《干部档案进出一览簿》,做好日常档案分类统计工作。

 

八、干部人事档案管理人员职责

一、坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平。

二、热爱本职工作,忠于职守,认真负责地保管好干部人事档案(下称档案)。

三、钻研业务知识,熟悉收集、鉴别档案材料及归档整理的有关规定。积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理工作,及时做好各类台帐登记工作。

四、坚持原则,严格执行档案管理工作的有关规章制度,认真办理档案的查(借)阅和转递手续,积极为干部人事工作服务。

五、严格遵守《干部档案工作条例》,保护档案的安全,不得泄露档案内容,不得擅自转移、分散和销毁档案。

六、调查研究档案工作情况,制定和修订有关规章制度,搞好档案的业务建设和业务指导。

七、工作调动时,必须做好档案和业务文件等的交接工作。

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